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21/09/2020

Pfarrbüro24: Erzbistum Köln startet Pilotphase

Ein Kind taufen, kirchlich heiraten oder ein Gespräch mit einem Seelsorger vereinbaren – die erste große Hürde ist oft schon, das zuständige Pfarrbüro zu finden. Im Erzbistum Köln sollen diese Probleme dank Digitalisierung bald der Vergangenheit angehören: Vor einigen Tagen ist das Pilotprojekt „Pfarrbüro24“ (www.pfarrbuero24.de oder www.pfarrbüro24.de) in Wuppertal gestartet.

Voraussichtlich im Frühjahr 2021 soll „Pfarrbüro24“ bistumsweit zur Verfügung stehen.

Das Pfarrbüro24 ist rund um die Uhr erreichbar und hält alle wichtigen Dienstleistungen eines Pfarrbüros bereit. Dazu gehören unter anderem Anfragen zu Taufe und Hochzeit, nach kirchlichen Bescheinigungen, allgemeine seelsorgliche Anfragen etwa nach Gesprächen, Glaubensfragen oder der Beauftragung von Messintentionen, schlussendlich auch informelle Anfragen für Neuzugezogene, Kindergärten und andere kirchliche Angebote.

Dr. Werner Kleine, Pastoralreferent der Katholischen Citykirche Wuppertal und Leiter des Arbeitsfeldes 3 „Kommunikation, Dialog, Öffentlichkeit“ auf der Aktuellen Etappe des Pastoralen Zukunftsweges im Erzbistum Köln
Interview mit Dr. Werner Kleine zum Pfarrbüro24

Fahrkarten, Pizza oder neue Schuhe, alles kann man rund um die Uhr im Internet bestellen – demnächst auch Taufen oder Hochzeiten? Was ist die Idee hinter „pfarrbüro24.de“?

Die Idee für das „Pfarrbüro24“ wurde im Arbeitsfeld 3 der aktuellen Etappe des Pastoralen Zukunftsweges im Erzbistum Köln entwickelt. Im Arbeitsfeld 3 befassen wir uns mit den Themen „Kommunikation, Dialog, Öffentlichkeit“. Grundsätzlich sind unsere Pfarrbüros zentrale und wichtige pastorale Anlaufstellen – mehr noch: Sie sind die eigentlichen Visitenkarten unserer Pastoral, sind sie doch oft die ersten Anlaufstellen für Menschen, die Kontakt zur Kirche suchen, weil sie heiraten, ein Kind zur Taufe anmelden wollen oder um ein Gespräch bitten. Das geschieht in der Regel „analog“ – durch Aufsuchen des Pfarrbüros oder einen Anruf. Bereits jetzt werden viele Anfragen aber auch per E-Mail gestellt. Durch meine citypastorale Arbeit in Wuppertal weiß ich aber, dass viele Menschen bereits jetzt schon nicht mehr wissen, welches Pfarrbüro für sie zuständig ist. Dann kommen viele Anfragen bei uns von der Katholischen Citykirche Wuppertal an – auch deshalb, weil die Suchmaschinen unsere Webseiten oft weiter oben anzeigen. Hier kommt das Pfarrbüro24 ins Spiel, das als digitale Plattform den Menschen hilft, ihre Anfragen auch dann stellen zu können, wenn man nicht genau weiß, welches Pfarrbüro zuständig ist. Außerdem hat das Pfarrbüro24 im Internet 24 Stunden geöffnet. Man ist also nicht unbedingt an die Öffnungszeiten eines Pfarrbüros gebunden, die nicht immer mit den Zeiten kompatibel sind, die einem selbst aufgrund beruflicher, familiärer oder anderer Belange zur Verfügung stehen. Alles, was man in einem Pfarrbüro erledigen kann, wird auch hier möglich sein, ohne dass auf Seiten der Pfarrbüros eine dauerhafte Präsenz von Mitarbeitenden nötig ist, die natürlich eine Überforderung darstellen würde.

Wie läuft ein Kontakt über „pfarrbüro24.de“ konkret ab?

Das Angebot ist über die Homepage www.pfarrbuero24.de erreichbar (www.pfarrbüro24.de geht auch) erreichbar. Auf der Startseite werden dann die verschiedenen Anfragemöglichkeiten übersichtlich dargestellt – also Anfragen nach Sakramentenspendungen (Taufen, Hochzeiten, Krankensalbungen usw.), aber auch andere Dienstleistungen, für die Pfarrbüros zuständig sind wie das Ausstellen von Paten- oder Taufbescheinigungen können hier angestoßen werden. Man klickt dann einfach auf die entsprechende Rubrik und wird dann schrittweise durch verschiedene Fragen durch das System geführt. Dabei haben wir darauf geachtet, so datensparsam wie möglich zu arbeiten. In jedem Fall erfahren die Nutzerinnen und Nutzer in dem Prozess jeweils, zu welcher Pfarrei sie gehören und welches Pfarrbüro damit für sie zuständig ist. Es gibt also schon früh im Prozess einen Informationsgewinn. Außerdem können die Nutzerinnen und Nutzer entscheiden, ob sie selbst mit dem Pfarrbüro in Kontakt treten oder ob sie kontaktiert werden wollen. Auf der Seite des Pfarrbüros werden eingehende Anfragen dann zeitnah bearbeitet. In der Regel wird es dann zu einem persönlichen Kontakt kommen, bei dem gegebenenfalls weitere Fragen besprochen werden können (etwa Taufvorbereitung oder das gemeinsame Ausfüllen eines Ehevorbereitungsprotokolls). Der persönliche Kontakt ist unverzichtbar und kann durch das Pfarrbüro24 in vielen Fällen nicht ersetzt, wohl aber angebahnt werden.

Was kann ich über „pfarrbüro24.de“ im Einzelnen abrufen oder vereinbaren?

Das Pfarrbüro24 hält alle wichtigen Dienstleistungen eines Pfarrbüros bereit. Dazu gehört die Anfrage nach Sakramenten (Kindertaufe, Erwachsenentaufe, Firmung, Erstkommunion, Hochzeit, Krankenkommunion, Krankensalbung, Beichte), die Anfrage nach kirchlichen Bescheinigungen, allgemeine seelsorgliche Anfragen etwa nach Gesprächen, Glaubensfragen oder der Beauftragung von Messintentionen, schlussendlich auch informelle Anfragen für Neuzugezogene, Kindergärten und andere kirchliche Angebote. Das Pfarrbüro24 stellt einen digitalen und niederschwelligen Erstkontakt her, der gerade in zukünftigen Zeiten immer wichtiger werden wird.

Kann man diesen neuen Kontaktservice schon nutzen oder ausprobieren?

Das Pfarrbüro24 ist seit dem 1. September 2020 online. Es findet in einer ersten Phase als Pilotprojekt im Stadtdekanat Wuppertal statt. In den ersten zwei Wochen haben sich die Wuppertaler Pfarrbüros (und ein Pfarrbüro in Remscheid) mit dem System vertraut gemacht. Ein weiteres Pfarrbüro in Hilden wird in Kürze hinzukommen. Seit dem 14. September 2020 ist das Pfarrbüro24 auch für die Wuppertaler Öffentlichkeit erreichbar. Tatsächlich sind schon die ersten Anfragen eingegangen.

In der allerersten Pilotphase laufen alle Anfragen bei der Katholischen Citykirche Wuppertal auf, wo ich arbeite. So können wir unmittelbar sehen, wo das System noch verbesserungsfähig ist, aber auch, welche Anfragen eingehen. Von uns aus werden die Anfragen in dieser ersten Phase „von Hand“ an die Pfarrbüros verteilt. Dieser Schritt wird aber in etwa drei Wochen ausgeblendet, so dass dann die Anfragen direkt an die jeweils zuständigen Pfarrbüros weitergeleitet werden.

Nach etwa zwei Monaten werden wir dann eine zweite Pilotphase im Kreisdekanat Euskirchen starten. Nach Abschluss dieser beiden Pilotphasen sollte das System dann so ausgereift sein, dass wir es dem gesamten Erzbistum Köln zur Verfügung stellen können.

Tatsächlich ist das Pfarrbüro24 natürlich jetzt schon in anderen Regionen als in Wuppertal erreichbar. Auch die Anfragen, die von außerhalb Wuppertals eingehen, werden von uns „per Hand“ an die zuständigen Pfarrbüros weitergeleitet. Wenn alles gut läuft, wird das Pfarrbüro24 im Frühjahr 2021 im gesamten Erzbistum Köln zur Verfügung stehen – und theoretisch sogar darüber hinaus. Bereits jetzt gibt es interessierte Anfragen aus anderen Bistümern.